Мы создаем виртуальный офис, способный заменить офис в офлайне
Мы задали десижнмейкерам разных казахстанских компаний всего один вопрос:
«Что вы поняли (о процессах, о том, как работает ваша культура и работает ли, о людях и о ваших решениях) во время карантина?».
А потом собрали все ответы в рубрику #челленджаксэптед, потому что карантин - это вызов, с которым мы все так по-разному справлялись.
HR Директор ChocoFamily Лейли Ушурова поделилась своими наблюдениями за время карантина.
Что мы поняли за карантин:
Первое: раньше Choco скептически относился к людям, которые работают на аутсорсе или удаленке. У нас были неприятные кейсы с аутсорсом, а в удаленных сотрудниках не было большой необходимости, поэтому культура работы из дома не прижилась.
В карантин мы были вынуждены работать в режиме хоум-офис, и были поражены: это абсолютно работающая схема, результаты просто великолепные, мы не просели по показателям и все прошло прекрасно.
Думаю, так произошло благодаря тому, что мы хорошо научились вместе работать в офисе, коммуникации, процессы, командность уже была отлажена, поэтому сейчас, работая удаленно друг от друга, получается это делать согласованно и понимая друг друга с полуслова.
Теперь мы понимаем, почему раньше у нас не складывалось с удаленщиками: они нас не знали. Важно достаточно долго проработать вместе офлайн, чтобы онлайн работа была на таком же высоком уровне. Поэтому мы решили, что если в будущем у нас будут идеи брать сотрудников на удаленку, то первые несколько месяцев они должны будут работать с нами в офисе: доверить удаленку можно только тем, в ком полностью уверен, уверен в организованности, дисциплинированности, понимании задач.
Второе: сотрудникам на хоум офисе важно обеспечивать условия труда.
Прежде, чем отправлять на хоум офис, нужно убедиться, что человек технически оснащен. То есть, важно, чтобы у него было хоть какое-то рабочее пространство, кроме кухонного стола, отдельный рабочий кабинет - в лучшем случае. Сотрудники, не имеющие возможности уединиться, и работающие за кухонным столом, тяжело концентрировались на задачах и мешали домочадцам. Удобное кресло, стол, работающий компьютер, с обеспеченной безопасностью данных - этим должна оснастить компания.
Третье: мы поняли, что в техническом плане нам предстоит еще много работы.
В конце прошлого года мы начали внедрять внутренний интранет. А в карантин как раз убедились, что во время мы его запустили. По сути дела, это будет полностью функционирующий виртуальный офис, в котором есть все: рабочее и неформальное общение, видеоколлы, личные кабинеты, новости, рабочие дэшборды, тусовки, библиотека, видеоархивы, обучение кадрового резерва..в общем, интранет позволит присоединяться к компании из любой точки мира, и быть полноценной частью команды, участвуя во встречах и жизни компании полноправно.
Мы сейчас постоянно дорабатываем интранет. Есть какие-то из перечисленных функций, но еще предстоит большая работа.
Четвертое: важно открыто вести диалог и держать всех сотрудников в курсе событий.
В офлайн офисе у нас были Choco-радио и Choco-фесты, которые позволяли обмениваться новостями, держать сотрудников в курсе событий за месяц и неделю, знакомиться ближе друг с другом через интервью. Сейчас мы частично перевели эти активности в инстаграм, завели закрытый аккаунт, на который подписаны все наши сотрудники, и проводим там эфиры. У нас даже есть Choco-спорт, который тоже проходит в IGTV.
Раз в месяц, а иногда и два основатель и СЕО ChocoFamily, Рамиль, проводит zoom-коллы, к которым подключаются все сотрудники компании. Он открыто и подробно делится тем, какая сейчас ситуация в целом, показывает аналитику и реальные цифры, делится новостями. Мы стараемся максимально открыто вести диалог, чтобы все сотрудники были в курсе происходящего и чувствовали стабильность.
И последнее, в карантин связь с региональными офисами стала заметно лучше. Наш алматинский офис считается головным, и раньше мы не осознавали, насколько сотрудники из регионов выпадают из общего контекста. Благодаря тому, что онлайн формат заставил нас в обязательном порядке вести общий протокол встреч, адженду и в целом мы стали фиксировать многое, что оставалось на уровне устной договоренности раньше и делиться этим, ребята из регионов почувствовали себя более вовлеченными и причастными. Они горячо поблагодарили нас за появившуюся четкость и сами коммуницируют с нами гораздо эффективнее. Мы поняли, что эта недокоммуникация была нашей ошибкой, из-за которой удаленщики в том числе, покидали компанию - они не чувствовали себя частью нашей большой команды.
Пишем про развитие команд и организаций, корпоративную культуру. Собственные мысли на основе историй, кейсов из опыта и книг по теме. Экологично и без воды.
Flow Group – международное консалтинговое агентство организационного развития. Помогаем управлять изменениями в бизнесе, сопровождая регулярную работу над стратегией, сонастраивая лидерскую команду, усиливая корпоративную культуру.